Papierologia jest zmorą każdego przedsiębiorcy. Każde działanie musi być udokumentowane, aby w razie kontroli, udowodnić swoją uczciwość. W dzisiejszych czasach i tak część rzeczy została znacznie ułatwiona dzięki cyfryzacji – nie trzeba posiadać dokumentów w formie papierowej, wystarczy właściwy zapis na dysku.
Wraz z duchem czasu poszły także procedury związane z zarządzaniem flotą. Jednym z nich jest cyfrowa ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT. Dzięki niej możesz z poziomu urządzenia mobilnego być na bieżąco z autami we flocie, a w momencie rozliczenia szybko i sprawnie wygenerować niezbędne dokumenty. Jak to działa? Co możesz na tym zyskać? Zapraszamy do lektury!
Jak wdrożyć cyfrową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT?
Pierwszym krokiem we wdrożeniu cyfrowej ewidencji przebiegu pojazdu jest zamontowanie lokalizatorów GPS we flocie. Równolegle pracodawca musi uzyskać od pracowników stosowne zgody na możliwość monitorowania ich bieżącej pozycji. Potrzeba wynika z przepisów RODO, według których lokalizacja wlicza się w dane osobowe, ponieważ pozwala na identyfikację.
Wybór samych lokalizatorów GPS, które pozwolą na prowadzenie cyfrowej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT również nie jest trudny. Wystarczy wejść na stronę ikol.pl, gdzie prawie każdy moduł GPS umożliwia jej prowadzenie. W zależności od wybranego rodzaju jest również od kilku do kilkunastu opcji dodatkowych, które można wykorzystać do celów optymalizacji i zwiększenia efektywności floty.
Sam montaż jest uzależniony od wybranego urządzenia. Niektóre rodzaje można zamontować w kilka sekund podłączając je do gniazda OBD – na inne można poczekać dłuższą chwilę, gdy wymagają dostania się do szyny CAN, która znajduje się pod deską rozdzielczą i wymaga delikatnego rozebrania samochodu. Gdy już jednak lokalizator znajduje się na swoim miejscu, można zacząć korzystać z cyfrowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz cieszyć się z jej korzyści.
Jakie korzyści zyskuje przedsiębiorca z cyfrową ewidencją przebiegu pojazdu dla celów VAT?
Dochodzimy do głównego motywu, którym kierują się przedsiębiorcy wdrażając cyfrową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT – korzyści. Już sama nazwa wskazuje największą z nich, czyli możliwość odliczenia od podatku VAT kosztów związanych z autem. Na początek jednak przypominamy, że nie każdy przedsiębiorca może z niej skorzystać. Obowiązują 3 główne czynniki, które upoważniają do korzystania z kilometrówki dla celów VAT. Są to:
- Czynni podatnicy VAT (podatku od towarów i usług)
- Osoby korzystające z pojazdów osobowych wyłącznie do celów firmowych
- Osoby chcące zmniejszyć zobowiązania podatkowe
Jeśli spełniasz te kryteria możesz odliczyć sobie podatek VAT – w niektórych przypadkach nawet do 100%! W jakich?
- W przypadku zakupu auta
- Przy kupnie paliwa
- W związku ze wszystkimi kosztami związanymi z samochodem
Aby odliczyć pełen VAT za wyżej wymienione rzeczy trzeba, poza prowadzeniem cyfrowej ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT, zgłosić auto do urzędu skarbowego na dokumencie VAT-26, a także wprowadzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Co jeszcze zyskasz z cyfrową ewidencją przebiegu pojazdu dla celów VAT?
Jednak odliczenie podatku z cyfrową ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT to nie wszystko! Dzięki lokalizatorom GPS zamontowanym we flocie, zyskujesz też wszystkie korzyści wynikające z monitorowania pojazdu. Masz więc większą kontrolę, ponieważ dostajesz więcej informacji na temat samochodu i kierowców. Możesz ograniczyć wydatki związane ze spalaniem oraz eksploatacją pojazdu, a także sprawdzić czy kierowcy zawsze są w miejscu, w którym powinni. Już dziś sprawdź czy wdrożenie cyfrowej ewidencji przebiegu pojazdu ulepszy Twoją firmę!
